Les Producteurs d’œufs du Canada sont actuellement à la recherche d’un adjoint ou d’une adjointe de direction d’expérience pour appuyer le chef de la direction et le président du Conseil. Relevant du chef de la direction, l’adjoint de direction est chargé de fournir un soutien administratif directement au chef de la direction et au président du Conseil d’administration, ainsi qu’un soutien de remplacement au Conseil d’administration, au Comité exécutif et aux membres de l’équipe de la direction, au besoin.
Ce poste convient mieux à un professionnel de l’administration minutieux qui s’épanouit dans un milieu de travail dynamique.
Fonctions et responsabilités
Soutien administratif à la direction
- Organiser et gérer des horaires et des itinéraires de voyage complexes, et tenir à jour des calendriers Outlook pour le chef de la direction et le président du Conseil.
- Suivre et surveiller les multiples projets du Bureau de la direction, s’assurer que les livrables sont reçus en temps opportun et que la documentation justificative est à la disposition des participants.
- Assurer le fonctionnement du bureau en l’absence des cadres supérieurs (p. ex. prendre connaissance de la correspondance et des messages téléphoniques et déterminer les mesures de suivi appropriées).
- Élaborer des communications, des documents pour les réunions et les conférences, au besoin, des formulaires, des documents, des présentations PowerPoint et des feuilles de calcul Excel, et remplir des bases de données sur les dépenses et la tenue de dossiers.
- Collaborer étroitement et efficacement avec le chef de la direction et le président pour les tenir bien au courant des engagements et des responsabilités à venir et assurer un suivi approprié.
- Fournir un soutien de remplacement au secrétaire général (p. ex. rédiger le procès-verbal des réunions du conseil d’administration, de la direction ou d’autres comités, au besoin).
- Aider le chef de la direction à reconnaître les réalisations du personnel ou les jalons spéciaux atteints par les employés.
- Animer et coordonner les réunions trimestrielles pour tout le personnel administratif des POC.
- Autres tâches selon les directives du chef de la direction.
Soutien à la clientèle
- Entretenir des relations avec les clients à titre d’agent de liaison pour le chef de la direction et le président.
- Répondre aux demandes et aux préoccupations des clients et assurer la coordination avec l’équipe de la direction en conséquence.
Gestion de l’information
- Coordonner la diffusion des renseignements hautement confidentiels et veiller à ce qu’ils soient transmis efficacement à diverses unités internes, au conseiller juridique, aux offices provinciaux, au Comité exécutif, au Conseil d’administration ou à des Régies.
- Fournir des références historiques en élaborant et en utilisant des systèmes de classement et de recherche, et consigne les procès-verbaux des réunions.
- Maintenir et créer un système de classement des dossiers de la direction, notamment les dossiers juridiques et les dossiers électroniques.
- Passer en revue et recommander des normes relatives aux documents des POC.
- Effectuer la correction d’épreuves, la rédaction et le formatage des documents, et en coordonner la traduction.
Coordination des réunions et des événements
- Coordonner et négocier la logistique des réunions et des événements, notamment les budgets, les contrats avec les hôtels, les services de traiteur et les documents justificatifs, au besoin.
- Aider à la préparation de l’assemblée générale annuelle, élaborer et tenir l’assemblée annuelle de la conférence des producteurs et la réception annuelle organisée conjointement avec les offices avicoles (SM4), élaborer et organiser la réception annuelle du président et la journée annuelle du personnel, et coordonner les activités de divers groupes de travail et équipes de projet, au besoin.
- Siéger à divers comités responsables des activités spéciales du personnel qui se déroulent tout au long de l’année.
- Communiquer avec divers intervenants par courriel, par téléphone et en personne.
Qualifications et compétences
- Connaissance des méthodes, des outils, des approches et des processus de travail normalisés propres à l’administration d’un bureau (p. ex. normes propres aux documents ou systèmes de classement).
- Connaissance des politiques et procédures pertinentes des POC (p. ex. administration d’un bureau et soutien administratif à la direction).
- Connaissance approfondie de Microsoft Office 365; expérience de la gestion de plusieurs calendriers, aisance à composer avec plusieurs fuseaux horaires, compétences en archivage hautement organisé, capacité à rédiger de la correspondance, des présentations et des rapports professionnels.
- Bonnes compétences d’analyse, de conception et de résolution de problèmes.
- Compétences supérieures en gestion du temps et en établissement des priorités pour respecter des délais serrés et en évolution; capacité exceptionnelle de mener plusieurs tâches de front.
- Solides compétences en organisation et en communication, et capacité à prévoir les besoins des autres, à planifier de façon autonome et à diriger les affaires opérationnelles.
- Capacité d’établir et de maintenir de multiples relations avec un large éventail d’intervenants.
- Solides compétences en gestion de projet et capacité de faire preuve de tact et de diplomatie en matière de coordination.
- Une attitude professionnelle, réceptive et positive au travail est essentielle.
- Maîtrise avancée des logiciels Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
- Capacité de communiquer (verbalement et par écrit) en anglais et en français (un atout).
Études et expérience
- Études postsecondaires en administration et cinq à sept années d’expérience en soutien administratif au niveau de la direction. Une combinaison d’études et d’expérience sera prise en compte.
- De six à huit ans d’expérience de travail au niveau de la direction d’organismes ou d’entreprises dans un contexte très dynamique.
- Expérience du soutien d’un conseil d’administration.
- Expérience préalable du traitement de renseignements confidentiels ou de nature délicate.
Au sujet des Producteurs d’œufs du Canada
Maintenant dans leur soixantième année comme organisation agricole de premier plan au Canada, les Producteurs d’œufs du Canada (POC) ont pour mandat de gérer l’offre pour les œufs à l’échelle nationale et de promouvoir leur consommation, tout en veillant aux intérêts de 1 200 producteurs d’œufs réglementés et familles agricoles de tout le pays. La culture d’entreprise des POC est reconnue comme l’une des plus admirées au Canada par Waterstone Human Capital, et ce, depuis 2014. L’organisme a été nommé l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale pour la onzième année consécutive. Pour plus d’information, visitez producteursdoeufs.ca.
Les POC encouragent les personnes en situation de handicap à postuler. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande aux candidats participant à l’ensemble du processus de sélection.